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Artigo
10 regras para domar o monstro do e-mail
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O
e-mail virou uma praga. Não estamos falando de spam, a prática de
entupir as caixas postais com mensagens indesejadas, mas sim do gerenciamento
das mensagens eletrônicas.
Hoje, os negócios são tocados pelos e-mails.
• 71% dos executivos e gerentes pesquisados pela NFI
Research gastam uma hora ou mais todos os dias enviando, recebendo, lendo
e escrevendo e-mails;
• Mais de 25% gastam três horas ou mais por dia com e-mail;
• 68%
dizem que 25% ou mais de seus e-mails não são necessários
Aprenda, então, a domar seu e-mail:
1. Organize e-mails em grupos de contexto. Ao classificar e-mails –
por análises ou projetos de funcionários, por exemplo – você acaba obtendo
uma sólida lista de tarefas diárias.
2. Elimine rapidamente o que não importa. Limpe logo o lixo e priorize
o resto imediatamente.
3. Leia uma vez, e logo. Noventa e quatro por cento dos executivos
e gerentes que pesquisamos ao redor do mundo disseram que você deve lidar
com o e-mail ao recebê-lo ou nas horas seguintes.
4. Tamanho pequeno. Vá direto ao ponto, não mais que dois parágrafos.
Executivos são muito ocupados, como você. Escreva apenas o necessário.
5. Evite multiplicadores de e-mail. São comunicados que pouco fazem
além de expandir exponencialmente o número de e-mails. Pensar um pouco antes
de apertar o botão “responder” pode poupar o tempo de todo mundo.
6. Use o e-mail como um sistema de arquivamento. Isso cria um cofre
e não deixa nada passar. Também lhe permite rastrear áreas que têm mais atividade
interna com base no número de e-mails sobre este assunto específico.
7. Responda e-mail que não deveria ter recebido. Você pode estar em
listas “responder a todos”. Uma pequena observação dizendo que você não precisa
disso reduz o crescimento da caixa de entrada.
8. Use como um veículo apropriado. Ótimo para enviar planilhas anexadas,
apresentações e pequenas notas. Não tão bom quando é necessária interação
humana (transmitir péssimas notícias, por exemplo).
9. Mantenha assistentes ligados. Assistentes fazem os trens andarem
na hora; mantenha-os plugados.
10. Use o telefone. E-mail não resolve tudo. Em certos casos, torna-se
mais eficaz pegar o telefone e ligar. Ou até levantar e ir falar com a pessoa.
Frente a frente.
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